Almacenar fecha y hora al crear registros en Ms Access

Problema

Queremos almacenar la fecha y hora al crear un nuevo registro en Ms Access.

Solución

1. En la tabla de destino creamos los campos deseados para almacenar la fecha. En nuestro ejemplo de manera demostrativa tenemos tres: Fecha y hora, Fecha y Hora.
2. En la propiedad Formato especificamos el formato deseado: Fecha general (para mostrar fecha y hora), Fecha corta (para mostrar solamente la fecha), y Hora larga (para mostrar solamente la hora).
3. En la propiedad Valor predeterminado especificamos =Ahora(), de esta manera cuando añadamos un nuevo registrará la fecha y hora actual automáticamente.

Notas

Podemos añadir la fecha y hora por registro de manera más sofisticada, dentro de un formulario de introducción de datos, por ejemplo cada vez que hagamos clic en un campo:

1. Creamos la macro correspondiente para registrar la fecha y hora.

2. En la vista de diseño del formulario, vamos a la hoja de propiedades del campo deseado, clic en la pestaña Eventos, y clic en la flecha del cuadro donde seleccionamos el nombre de la macro anteriormente creada.

3. Al hacer clic en campo en el que hemos añadido dicho evento insertará el valor establecido en la macro.

La expresión SQL CASE usando una tabla intermedia en Ms Access

Problema

Queremos replicar la expresión SQL CASE, actualmente no disponible, en Ms Access. En esta ocasión usaremos una tabla intermadia para crear los invervalos.

CASE
    WHEN condition1 THEN result1
    WHEN condition2 THEN result2
    WHEN conditionN THEN resultN
    ELSE result
END;

En nuestro ejemplo para la columna Num queremos crear intervalos de 0 a >1000 con incrementos de 100. Usamos paréntesis y corchetes para denotar los intervalos semi-abiertos y semi-cerrados.

Solución

1. Creamos una tabla intermedia con los intervalos

2. Unimos ambas tablas basándonos en los límites inferior y superior de los intervalos

SELECT Tabla.Num, intervalos.Intervalos
FROM Tabla INNER JOIN intervalos ON (Tabla.Num > intervalos.inferior) AND (Tabla.Num <= intervalos.superior);

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• La expresión SQL CASE en Ms Access

La expresión SQL CASE en Ms Access

Problema

Queremos replicar la expresión SQL CASE, actualmente no disponible, en Ms Access.

CASE
    WHEN condición1 THEN resultado1
    WHEN condición2 THEN resultado2
    WHEN condiciónN THEN resultadoN
    ELSE resultado
END;

En nuestro ejemplo para la columna Num queremos crear intervalos de 0 a >1000 con incrementos de 100. Usamos paréntesis y corchetes para denotar los intervalos semi-abiertos y semi-cerrados.

Solución

1. SiInm

SiInm:SiInm([Num]<=100, "(0,100]"
,SiInm([Num]<=200,"(100-200]",
SiInm([Num]<=300,"(200-300]",
SiInm([Num]<=400,"(300-400]",
SiInm([Num]<=500,"(400-500]",
SiInm([Num]<=600,"(500-600]",
SiInm([Num]<=700,"(600-700]",            
SiInm([Num]<=800,"(700-800]",              
SiInm([Num]<=900,"(800-900]",
SiInm([Num]<=1000,"(900-1000]",
SiInm([Num]>1000,">1000",""
)))))))))))

Usamos SiInm anidados para crear los intervalos. Necesitamos sere muy cuidadosos para incluir todos los paréntesis.
2. Conmutador

Conmutador:
Conmutador([Num]<=100,"(0,100]"
,[Num]<=200,"(100-200]"
,[Num]<=300,"(200-300]"
,[Num]<=400,"(300-400]"
,[Num]<=500,"(400-500]"
,[Num]<=600,"(500-600]"
,[Num]<=700,"(600-700]"
,[Num]<=800,"(700-800]"
,[Num]<=900,"(800-900]"
,[Num]<=1000,"(900-1000]"
,[Num]>1000,">1000")

Conmutador tiene una sintaxis más clara. Evitamos usar condiciones anidadas mediante pares de expresiones y valores.

Referencias

• SiInm
• Conmutador

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• La expresión SQL CASE usando una tabla intermedia en Ms Access

SQL CASE Statement using an intermediate table in Ms Access

Problem

We need to create a SQL CASE Statement which is not currently supported in Ms Access. This time we will use an intermediate table to create the intervals.

CASE
    WHEN condition1 THEN result1
    WHEN condition2 THEN result2
    WHEN conditionN THEN resultN
    ELSE result
END;

In our example for the column Number we want to create intervals of 100 from 0 to >1000. We will use the interval notation: parentheses and/or brackets are used to show whether the endpoints are excluded or included respectively.

Solution

1. Create an intermediate table with the intervals

2. Join both tables based on the lower and upper bounds of the intervals.

SELECT Table.Number, intervals.Interval
FROM [Table] INNER JOIN intervals ON (Table.Number > intervals.lower) AND (Table.Number <= intervals.upper);

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SQL CASE Statement in Ms Access

Problem

We need to create a SQL CASE Statement which is not currently supported in Ms Access

CASE
    WHEN condition1 THEN result1
    WHEN condition2 THEN result2
    WHEN conditionN THEN resultN
    ELSE result
END;

In our example for the column Number we want to create intervals of 100 from 0 to >1000. We will use the interval notation: parentheses and/or brackets are used to show whether the endpoints are excluded or included respectively.

Solution

1. IIF

IFF:IIf([Number]<=100, "(0,100]"
,IIf( [Number]<=200,"(100-200]",
IIf([Number]<=300,"(200-300]",
IIf([Number]<=400,"(300-400]",
IIf([Number]<=500,"(400-500]",
IIf([Number]<=600,"(500-600]",
IIf([Number]<=700,"(600-700]",            
IIf([Number]<=800,"(700-800]",              
IIf([Number]<=900,"(800-900]",
IIf([Number]<=1000,"(900-1000]",
IIf([Number]>1000,">1000",""
)))))))))))

We use nested IIF statements to create the intervals. We need to be very careful to include all parentheses.
2. SWITCH

SWTICH:
Switch([Number]<=100,"(0,100]"
,[Number]<=200,"(100-200]"
,[Number]<=300,"(200-300]"
,[Number]<=400,"(300-400]"
,[Number]<=500,"(400-500]"
,[Number]<=600,"(500-600]"
,[Number]<=700,"(600-700]"
,[Number]<=800,"(700-800]"
,[Number]<=900,"(800-900]"
,[Number]<=1000,"(900-1000]"
,[Number]>1000,">1000")

SWITCH has a cleaner syntax. We avoid nesting all conditions using pairs of expressions and values.

References

• IIF
• SWITCH

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Get Windows user name in VBA

Problem

We'd like to retrieve the current Windows user name in VBA. For instance, based on that value, we could track access, enable login, or personalize the information displayed in our files.

Solution

1. We open the Microsoft Visual Basic Editor: Alt+F11.
2. We copy the following subroutine.

Sub username()
MsgBox Environ("UserName")
End Sub

3. We run it pressing F5.
4. A message box will display the name of the current user.

We can type the following expression into the Immediate window:

?Environ("Username")

We can store the user name in a cell.

Sub usuario()
Sheets("Hoja1").Range("A1") = Environ("UserName")
End Sub

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