Buscar y reemplazar cadenas de texto con VBA

Para reemplazar puntualmente texto y números en una hoja de Excel, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, hacemos clic en Buscar y seleccionar. O bien CTRL+L. Si tenemos que reemplazar así varias cadenas de texto el procedimiento es tedioso y lento.

Una manera de acelerar y automatizar el mismo es mediante VBA, creando una función definida por el usuario. Veamos un ejemplo:

En la tabla anterior, columna A, tenemos un campo fecha descargado de un sistema que las procesa en inglés. Cuando tratamos de operar con las fechas nos devuelve un error porque Excel, con el idioma local en español, no reconoce las iniciales de los meses de enero (JAN), abril (APR), agosto(AUG), y diciembre (DEC). Necesitamos sustituir esas cuatro cadenas de texto. Para reemplazarlas creamos en un módulo de VBA, la siguiente función de usuario.

Public Function BuscarCadena(Reemplazarcadena As String) As String

Dim Originales As Variant, Sustituciones As Variant
Dim i As Long
Originales = Array("JAN", "APR", "AUG", "DEC")
Sustituciones = Array("ENE", "ABR", "AGO", "DIC")
BuscarCadena = Reemplazarcadena
    For i = 0 To 3 'Los subíndices de matriz empiezan en 0,
                   'por tanto Originales(0) = "JAN"[...] Originales(3)="DEC"
    BuscarCadena = Replace(BuscarCadena, Originales(i), Sustituciones(i), _
    compare:=vbTextCompare)
    Next

End Function

El resultado final, con los cambios resaltados en naranja, es:

En la celda C2 introducimos la función definida en VBA =BuscarCadena(A2) y arrastramos la fórmula hasta C13. Si queremos en lugar de 01-ENE-2013 de la columna C el formato de fecha corta (dd/mm/aaaa) de la columna D hay tres opciones:

1. Aplicar el formato en VBA

BuscarCadena = Format(Replace(BuscarCadena, Originales(i), Sustituciones(i), _
compare:=vbTextCompare), "dd/mm/yyyy")

2.Multiplicar por 1 la columna C. Al operar le cambia el formato a fecha corta.

3. Usar la función en D2 =FECHANUMERO(C1) y arrastrar hacia abajo el controlador de relleno. Nos devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada, 41275 para C1. A continuación, para darles el formato deseado, seleccionamos las celdas D2:D13. Y en la ficha Inicio, en el grupo Número, clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionamos en la categoría Fecha el primer tipo.

También podemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas presionando CTRL+1.

Etiquetar en Ms Excel registros que contienen un determinado carácter o cadena

En una entrada anterior, vimos cómo crear en Ms Access un campo calculado para etiquetar los registros que incluyen un determinado carácter o cadena. Si tenemos el mismo problema en Ms Excel, creamos una columna que nos  identifique si el campo Cargo del contacto es Gerente, Representante o, si no es ninguno de los dos, Otros.

Dos opciones serían, copiar en la celda L2:

=SI(ESNUMERO(ENCONTRAR("Ger";D2));"Gerente";
SI(ESNUMERO(ENCONTRAR("Rep";D2));"Representante";"Otros"))

=SI(ESNUMERO(HALLAR("Ger";D2));"Gerente";
SI(ESNUMERO(HALLAR("Rep";D2));"Representante";"Otros"))

La función ENCONTRAR o HALLAR devuelve la posición de la cadena indicada (Ger o Rep) en la celda especificada. Con SI se evalua si lo anterior es verdadero, y lo etiquetaría como "Gerente" o pasaría al siguiente SI anidado. Usamos la función ESNUMERO porque la función ENCONTRAR o HALLAR, si no encuentra la cadena indicada, devuelve el error #¡VALOR!.

Copiamos cualquiera de las dos fórmulas anteriores y arrastramos hacia abajo. El resultado final sería:

En otra ocasión examinaremos las diferencias entre ENCONTRAR y HALLAR.

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1. Etiquetar en Ms Access registros que contienen un determinado carácter o cadena

Etiquetar en Ms Access registros que contienen un determinado carácter o cadena

Por ejemplo, a la tabla de Proveedores de la base de datos Neptuno (Bases de datos de muestra incluida en Access), queremos añadir un nuevo campo que identifique si el campo Cargo del contacto es Gerente, Representante o, si no es ninguno de los dos, Otros.








1.Creamos una consulta basada en la tabla Proveedores

2.Agregamos un campo calculado, Tipo de cargo.

 En el generador de expresiones escribimos:

Usamos SiInm anidados. La función EnCad, busca sucesivamente en el campo [Proveedores]![CargoContacto] la cadena que le indicamos (Gerente y Representante), y la etiqueta con el nombre correspondiente, y si no encuentra ninguna de las dos, escribe Otros.

3.El resultado de la consulta, con el campo Tipo de cargo que etiqueta los registros, sería:

Si queremos etiquetar también las abreviaturas Ger. como Gerente y Repr. como Representantes, modificaríamos la expresión anterior para que no aparezcan como Otros:

Tipo de cargo: SiInm(EnCad([Proveedores]![CargoContacto];"Ger");"Gerente";
SiInm(EnCad([Proveedores]![CargoContacto];"Repr");"Representante";"Otros"))

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