Normalizar tablas en Excel con el asistente para tablas dinámicas

Es frecuente encontrarse con tablas sin normalizar.

En este ejemplo, los resultados mensuales de 28 tiendas durante 3 años. En una tabla normalizada para cada registro único necesitaríamos la estructura siguiente con tres campos: Fecha, Tienda y Ventas.

Así tendríamos la tabla preparada para importar desde Access. Para evitar errores reordenando laboriosamente los datos podemos normalizar  la tabla con el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

1. Cambiamos los meses de texto a fechas en las tres tablas. En lugar de ENERO y FEBRERO en  la tabla 2010, tecleamos 01/01/2010 y 01/02/2010 respectivamente. Seleccionamos esas dos celdas y arrastramos el controlador de relleno hasta diciembre. O sustituimos ENERO por 01/01/2010, arrastramos el controlador de relleno y en Opciones de autorelleno elegimos Rellenar meses. Y así sucesivamente en las dos tablas restantes.

Las fechas nos permitirán distinguir los meses de distintos años, con independencia de que luego necesitemos agrupar la tabla dinámica por meses.

2. Abrimos el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. A partir de Excel 2007, para invocarlo es necesario teclear la secuencia ALT+T+B (ALT+D+P si el idioma local es inglés) o pulsar sobre el icono agregado a la barra de herramientas de accesso rápido.

3.Seleccionamos Rangos de consolidación múltiples

3. Seleccionamos Campos de página personalizados

4.Seleccionamos el rango (1) y presionamos sobre Agregar (2) tantas veces como rangos añadamos. Finalmente hacemos clic sobre Siguiente (3) o Finalizar, si queremos la tabla dinámica en otra hoja.

5.En el panel Lista de campos de tabla dinámica, en la sección Seleccionar campos para agregar al informe desactivamos la casilla de verificación de los campos Fila y Columna.

6. Doble clic sobre la única celda visible del área valores.

7. Se creará una nueva Hoja donde podremos ver la tabla normalizada.

Cambiaremos los encabezados a Fecha, Tienda y Ventas respectivamente, y el formato de las celdas si fuera necesario. Al importar a Access podremos agregar una clave principal. Por defecto es un campo autonumérico, que rellenará automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1.

Entradas relacionadas:

1. Agrupar tablas dinámicas por meses
2. Normalización y claves